Comment animer avec succès un stand sur un événement professionnel ?

Devenir exposant sur un événement grand public ou professionnel (salon, forum, congrès…) peut souvent se révéler être un véritable levier pour atteindre vos différents objectifs, aussi bien commerciaux qu’en termes de notoriété ou d’image de marque. A condition toutefois de bien s’y préparer et d’éviter quelques pièges trop souvent méconnus. Passage en revue des principales règles d’or à appliquer pour optimiser vos chances de réussir votre participation à un événement.

Sommaire : 

1. L’art de communiquer en amont
2. Choisir le meilleur emplacement possible
3. Faire vivre son stand et s’afficher comme expert
4. Sponsoriser pour se différencier
5. Solliciter les organisateurs

#1. L’art de communiquer en amont  

Pré-requis indispensable à toute participation réussie à un événement d’envergure : la communication. Car il ne suffit pas de se présenter le jour J, de monter un stand à la va-vite et de se reposer sur ses lauriers pour s’assurer le retour sur investissement attendu après une telle opération. Participer à un événement grand public ou professionnel se prépare. En premier lieu avec une bonne communication préalable. C’est même l’une des clés d’une présence réussie le jour J, car en mobilisant votre communauté en amont, et même au-delà de vos sphères habituelles, vous vous assurez une visibilité certaine. “Faire son auto-promotion, donne rendez-vous sur son stand, annoncer ses conférences et/ou des diagnostics gratuits via ses réseaux sociaux, des emailings, ses newsletters ou autres canaux de communication… Voilà autant d’outils qui facilitent forcément la réussite”, analyse William Jameux, Directeur de Go Entrepreneurs, le rendez-vous incontournable des créateurs, start-ups et dirigeants d’entreprises à Paris et Lyon.

#2. Choisir le meilleur emplacement possible

Sans surprise, l’un des leviers prioritaires pour maximiser le trafic sur son stand durant un événement, et donc garantir en partie la réussite d’une participation à cet événement, c’est évidemment le choix de l’emplacement. « A l’image des restaurants ou des commerces de proximité, certains exposants estiment qu’un bon emplacement, c’est au moins 50 % de la réussite à un salon », assure d’ailleurs William Jameux. « Heureusement, les organisateurs essaient généralement de concevoir des expositions plutôt homogènes, avec des animations phares réparties aux quatre coins de l’exposition, garantissant une circulation plutôt équilibrée afin de ne défavoriser personne. »

Malgré tout, des emplacements restent plus attractifs que d’autres. C’est le cas souvent à l’entrée ou au centre de chaque salon, ou encore près des acteurs les plus recherchés ou d’espaces plus incontournables (par exemples les zones de restauration, les espaces de networking, ou encore les plus grandes salles de conférences, qui drainent un important trafic tout au long d’une journée). D’où l’importance de réserver son stand le plus tôt possible (premiers arrivés / premiers positionnés), sans attendre le dernier moment au profit d’une remise commerciale de dernière minute.

#3. Faire vivre son stand et s’afficher comme expert

Au-delà du nécessaire teasing et d’un emplacement de stand premium sur un événement, le premier facteur de réussite d’un exposant réside dans sa capacité à faire vivre son stand durant tout l’événement, tout en qualifiant ses cibles au maximum. « La programmation de rendez-vous sur-mesure, de consultations gratuites, de mini-ateliers de formation… sont d’excellents moyens d’animer son espace d’exposition en créant de la valeur ajoutée à destination des visiteurs. » explique William Jameux. « L’organisation de jeux-concours, de remises de trophées ou de séances de dédicaces sont d’autres possibilités pour créer l’engouement autour de temps forts. »

Autre synergie vertueuse : l’animation d’un cycle de conférences est un excellent moyen de se positionner comme expert d’un ou plusieurs sujet(s), de s’adresser à un public systématiquement qualifié et de rediriger cette audience captive sur son stand. Dans tous les cas, il peut être intéressant pour l’après-événement de s’équiper d’outils de collecte de données, comme un lecteur de badges par exemple. La collecte de data permet non seulement de garder le contact avec vos visiteurs, mais vous aide aussi à connaître votre visitorat et ainsi tirer d’intéressantes leçons pour l’organisation de vos futures participations.

#4. Sponsoriser pour se différencier

Parfois, un stand bien placé, intelligemment aménagé et efficacement animé, des conférences prometteuses et une communication savamment orchestrée en amont ne suffisent pas, notamment à ceux qui nourrissent de fortes attentes en termes de visibilité. Le sponsoring d’espaces thématiques, d’animations sur-mesure ou d’opérations spéciales complémentaires peuvent répondre à cette problématique. « Le partenaire retrouve ainsi sa marque propulsée au plus haut niveau de visibilité sur l’événement, que cela soit dans le Programme Officiel, sur des écrans géants, au travers des plus grandes animations de l’événement, sur des campagnes d’affichage, du flockage au sol ou encore sur des vitres… Bref, ces partenaires-là se rendent visibles partout », détaille William Jameux.

Cette stratégie est particulièrement efficace pour les acteurs qui souhaitent se démarquer rapidement de la concurrence, comme les start-ups qui viennent de lever des fonds et ont besoin de gagner en notoriété vite et fort. Mais aussi les institutions et poids lourds de leurs secteurs qui se doivent de rappeler leur autorité & légitimité sur un sujet.

#5. Solliciter les organisateurs

Dernière astuce pour mettre toutes les chances de son côté : accepter de se faire aider par l’organisation ! Cela peut sembler logique pour certains, mais d’autres peuvent aussi passer complètement à côté de cette opportunité, et ce serait dommage.

Car logiquement, c’est le premier rôle de tout organisateur d’événement : écouter et comprendre les problématiques de ses clients afin de les orienter au mieux avec des recommandations personnalisées en phase avec leurs objectifs. « C’est très simple : personne n’est mieux placé que l’organisateur pour déterminer si les attentes du visitorat sont en adéquation avec celle du partenaire. Au même titre que personne n’aura plus de facilité que l’organisateur à vous lister les emplacements de stands les plus courus, les thèmes de conférences les plus plébiscités, les animations les plus recherchées… A partir de là, les exposants & partenaires d’un événement aurait bien tord de ne pas mettre à profit son expérience, son savoir-faire et ses recommandations ! » résume William Jameux.

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